Проведение кадрового аудита

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации.

Аудит кадрового делопроизводства может проводиться специалистом, который обладает знаниями в области трудового права и нормативов оформления кадровых документов.

Провести кадровый аудит можно своими силами (внутренний кадровый аудит), поставив соответствующую задачу перед работающими в компании менеджерами по персоналу/работниками кадровой службы. Однако, поручая аудит штатным сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они прежде всего являются наемными работниками и не всегда способны дать независимую и объективную оценку сложившейся ситуации. Во-первых, потому что они будут фактически проводить аудит собственной работы. Во-вторых, очевидно, что от результатов проведенной проверки может зависеть оплата их труда. В-третьих, именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять рекомендации (предложения) по улучшению собственной же деятельности.

Приглашая внешних аудиторов (консультантов) руководство компании получает возможность значительно сэкономить время, получив одновременно дополнительный ресурс в виде знаний и опыта внешних консультантов.

Для того чтобы внешние аудиторы могли комплексно оценить состояние кадрового документооборота, им необходимо:

• изучить процедуры документирования трудовых отношений в компании;
• проанализировать состав кадровой документации и определить ее соответствие требованиям действующего законодательства;
• провести анализ системы хранения кадровой документации.

Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий:

1. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003). Документы, оформленные с отступлением от требований данного Государственного стандарта, теряют юридическую силу.
2. При оформлении ряда процедур по кадровому учету необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. N 1.
3. Помимо требований к оформлению кадровой документации трудовое законодательство содержит также определенные требования и к их содержанию.

Соответствие документа всем указанным требованиям и подлежит проверке в ходе аудита.

Проверка происходит следующим образом:

1. Проверяется наличие каждого из указанных в списке документов. При проверке приказов по личному составу необходимо также убедиться в наличии документов-оснований к этим приказам. Зачастую указанные документы существуют только виртуально - ссылка на них в приказе есть, но сами документы кадровой службой не составляются.
2. Оценка оформления существующих документов на предмет их соответствия действующему законодательству. Проверяется как наличие в документе всех необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению.

Каждый работодатель должен обеспечить сохранность кадровых документов таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных ситуаций. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве содержится в действующем законодательстве. Если в кадровой службе не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность будет невозможно.

Проведение кадрового аудита включает в себя:

• Проверку наличия и корректности составления локальных нормативных актов компании (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных работников, Положение об оплате труда работников, Положение об охране труда др.)
• Проверку наличия и корректности составления документов по учету кадров (Штатное расписание, График отпусков, Табель учета рабочего времени, трудовые договора с работниками, дополнительные соглашения к трудовым договорам, должностные инструкции и др.).
• Проверку оформления,  регистрации и хранения кадровых приказов (прием, увольнение, перевод, отпусков, командировок и др.).
• Проверку порядка ведения и хранения личных карточек сотрудников (форма Т-2)
• Проверку ведения и хранения личных дел сотрудников
• Проверку порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек работников.
• Проверку порядка ознакомления сотрудников с локальными актами компании.
• Проверку соблюдения требований законодательства по работе с персональными данными
• Проверку соблюдения требований законодательства по оплате труда
• Проверку соблюдения требований законодательства по охране труда
• Проверку соблюдения требований законодательства по ведению воинского учета
• Проверку соблюдения требований законодательства по работе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним
• Проверку соблюдения требований законодательства по оплате периодов нетрудоспособности
• Проверку соблюдения требований по оформлению листков нетрудоспособности
• Проверку соблюдения требований по материальной ответственности работника
• Проверку соблюдения требований о командировании
• Проверку соблюдения требований архивного законодательства
• Проверку соблюдения требований для отдельных категорий работников:

             - руководитель организации (Генеральный директор)
             - иностранные граждане - высококвалифицированные специалисты
             - лица, выполняющие работу по совместительству

• Проверку процедур:

            - приема на работу
            - перевода
            - изменения условий трудового договора
            - предоставления ежегодного отпуска
            - предоставления отпуска по беременности и родам
            - предоставления отпуска по уходу за ребенком
            - направления в командировку
            - применения дисциплинарного взыскания
            - прекращения трудового договора

Порядок предоставления услуг по аудиту кадровой документации:

• Проверка наличия у Компании-Заказчика обязательных к наличию в соответствии с требованиями Законодательства РФ кадровых документов.
• Предоставление Компанией-Заказчиком для проверки документов, запрошенных специалистами нашей Компании.
• Составление заключения по результатам выполненной проверки кадровой документации.

В заключение включается:

• список проверенных документов
• список выявленных нарушений
• ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства
• комментарии и рекомендации по устранению выявленных нарушений

Примечание:

• Для изучения документов по кадровому учету наши специалисты выезжают в офис  Заказчика.

• В стоимость услуги по проведению кадрового аудита входит оказание консультационной поддержки специалистов Компании-Заказчика по возникшим вопросам в ходе проведения проверки.
• В стоимость услуги по проведению кадрового аудита не входит устранение выявленных недостатков.